نرم افزار سامانه مودیان برای فروشندگان مواد معدنی؛ چه چیزی واقعاً در حجم بالای فروش اهمیت دارد؟

نرم افزار سامانه مؤدیان برای فروشندگان مواد معدنی باید متناسب با حجم معاملات، امکان ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی، مدیریت اطلاعات مشتریان صنعتی و کالاها، کنترل شناسه کالا و پیگیری وضعیت ارسال را فراهم کند. برای مجموعه های پرتراکنش، ثبت گروهی صورتحساب با Excel و امکان اصلاح، ابطال و برگشت از فروش اهمیت بیشتری دارد. حساب آنلاین این امکانات را از طریق پنل وب و اپلیکیشن موبایل ارائه می کند.

یک شرکت معدنی با ماهی سه صورتحساب و یک معدن با صدها بارگیری، نرم افزار را به یک شکل استفاده نمی کنند. بنابراین برای انتخاب ابزار مناسب بهتر است به جای پرسیدن: «این نرم افزار چند قابلیت دارد؟» بپرسیم: «در حجم واقعی عملیات ما چند بار مجبور می شویم اطلاعات را دوباره وارد کنیم؟» این مقاله درباره قوانین سامانه مودیان نیست. موضوع آن این است که یک فروشنده مواد معدنی برای صدور و مدیریت صورتحساب های B2B چه امکاناتی واقعاً نیاز دارد.

اول حجم عملیات خودتان را مشخص کنید

چهار عدد را بنویسید:

این چهار عدد بیشتر از ده ها عنوان تبلیغاتی به شما می گویند چه نرم افزاری نیاز دارید. اگر ماهانه پنج فاکتور دارید، شاید ثبت مستقیم بهترین روش باشد. اگر 140 فاکتور دارید و اطلاعات قبلاً در سیستم دیگری ثبت شده، ورود دوباره آنها اشتباه طراحی فرآیند است. 

سناریوی اول: معدن کم تراکنش

فرض کنیم یک مجموعه فقط به دو کارخانه ثابت فروش دارد و ماهانه کمتر از ده صورتحساب صادر می کند. در این وضعیت اولویت ها می تواند این ها باشد: سادگی ثبت، ذخیره مشتریان پرتکرار، تعریف کالا و مشاهده وضعیت ارسال. احتمالاً لازم نیست برای چنین مجموعه ای فرآیند پیچیده Import طراحی شود.

سناریوی دوم: فروشنده با بارگیری روزانه

حالا فرض کنیم مجموعه روزانه چند بارگیری دارد. در پایان ماه ممکن است ده ها یا صدها صورتحساب ایجاد شود. اینجا مشکل اصلی تعداد کلیک ها نیست؛ مشکل ورود مجدد داده است. اگر اطلاعات فروش قبلاً در فایل یا نرم افزار دیگری وجود دارد، سامانه مناسب باید بتواند مسیر ورود گروهی را فراهم کند. حساب آنلاین امکان ثبت گروهی صورتحساب ها با استفاده از فایل Excel را ارائه کرده است.

سناریوی سوم: فروش به چند واحد فرآوری

اگر فروشنده با تعداد زیادی کارخانه کار کند، مدیریت مشتری تبدیل به موضوع مهمی می شود. اطلاعاتی مانند:

  • نام حقوقی 

  • شناسه/اطلاعات اقتصادی 

  • مشخصات موردنیاز صورتحساب 

نباید برای هر معامله دوباره از ابتدا ثبت شوند. حساب آنلاین امکان ایجاد و مدیریت فهرست مشتریان را در محصول وب/موبایل خود ارائه می کند. اینجا «مدیریت مشتری» CRM نیست؛ هدف این است که اطلاعات صورتحسابی مشتریان صنعتی پرتکرار یک بار صحیح ثبت شود.

معیار اول: بانک کالا قبل از صدور فاکتور

اگر مجموعه سه نوع ماده معدنی عرضه می کند، تعریف آنها ساده است. اگر تعداد کالاها و محصولات بیشتر شود، بانک کالای استاندارد اهمیت بیشتری پیدا می کند. سامانه باید اجازه دهد اطلاعات کالا از قبل تعریف شود و شناسه مربوط نیز قابل کنترل باشد. حساب آنلاین علاوه بر مدیریت لیست کالاها، ابزار جست وجوی شناسه کالا/خدمت را در سایت خود قرار داده است. 

معیار دوم: Excel باید دوباره کاری را حذف کند

Excel زمانی ارزشمند است که داده از قبل وجود دارد. برای مثال:

سیستم فروش یا فایل باسکول
⬇
خروجی اطلاعات
⬇
آماده سازی فایل
⬇
ورود گروهی
⬇
ارسال صورتحساب ها

اگر کاربر اطلاعات را ابتدا در نرم افزار داخلی وارد کند و بعد همان ها را دستی در سامانه مودیان تایپ کند، عملاً دو بار هزینه انسانی داده است.

برای آشنایی با مسیر ثبت اطلاعات فروش، از باسکول و بارگیری تا صدور فاکتور الکترونیکی، مقاله از باسکول تا صورتحساب فروش مواد معدنی را مطالعه کنید.

معیار سوم: نرم افزار باید موارد خطادار را جلوی چشم بیاورد

فرض کنید 90 صورتحساب ارسال شده است. اگر 85 مورد بدون مشکل باشند، مدیر مالی نباید وقت خود را صرف بررسی دوباره هر 90 فاکتور کند. نیاز واقعی او این است: آن پنج موردی را نشان بده که نیاز به رسیدگی دارند. این نگاه برای کسب وکار پرتراکنش بسیار مهم است. حساب آنلاین امکان استعلام وضعیت صورتحساب های ارسال شده را فراهم کرده است. 

معیار چهارم: اصلاح یک اشتباه نباید باعث آشفتگی شود

در فروش واقعی ممکن است:

  • مبلغ اصلاح شود، 

  • معامله تغییر کند، 

  • صورتحساب نیاز به ابطال داشته باشد، 

  • یا برگشتی ایجاد شود. 

بنابراین نرم افزار فقط نباید «ارسال صورتحساب اصلی» داشته باشد. حساب آنلاین از اصلاح، ابطال و برگشت صورتحساب های ارسال شده پشتیبانی می کند. 

معیار پنجم: دسترسی به یک کامپیوتر خاص وابسته نباشد

در مجموعه معدنی ممکن است:

  • دفتر مرکزی در شهر باشد، 

  • محل معدن جای دیگری باشد، 

  • حسابدار خارج از معدن کار کند. 

بنابراین دسترسی آنلاین می تواند کاربردی باشد. حساب آنلاین از طریق پنل وب و اپلیکیشن موبایل در دسترس است. 

یک آزمون ساده برای انتخاب نرم افزار

قبل از خرید، تبلیغات نرم افزار را کنار بگذارید و یکی از هفته های واقعی کسب وکار خود را روی کاغذ بیاورید. فرض کنید طی هفته:

23 بارگیری
3 واحد فرآوری
2 نوع ماده معدنی
18 صورتحساب
2 اصلاح

دارید. حالا از فروشنده نرم افزار بپرسید: این 18 صورتحساب دقیقاً با چند مرحله وارد سیستم می شوند؟ اگر جواب، ورود دستی مجدد تمام داده ها باشد، مشکل اصلی شما هنوز حل نشده است. 

حساب آنلاین برای کدام مدل مناسب تر است؟

تعداد کم صورتحساب: ثبت مستقیم و استفاده از اطلاعات ذخیره شده مشتری و کالا.

تعداد بالاتر: استفاده از Excel و ثبت گروهی.

چند واحد فرآوری ثابت: تعریف مشتریان پرتکرار.

چند نوع ماده: ساخت بانک کالا و کنترل شناسه.

کار توسط حسابدار: استفاده از دسترسی آنلاین و ساختار کارگزاران.

حساب آنلاین همچنین برای کارگزاران حسابداری و مالیاتی امکان مدیریت صورتحساب چند شرکت یا کسب وکار را معرفی کرده است. 

این سامانه جای چه چیزهایی را نمی گیرد؟

این نکته در انتخاب محصول مهم است. حساب آنلاین لزوماً جای: نرم افزار باسکول، سیستم استخراج معدن، مدیریت ماشین آلات، انبار تخصصی معدن یا ERP نیست. کارکرد اصلی آن در این معماری: ثبت، ارسال و مدیریت صورتحساب الکترونیکی است. بنابراین مجموعه ای که نرم افزار عملیاتی خودش را دارد، الزاماً نباید آن را کنار بگذارد. مسئله این است که داده نهایی فروش چگونه با کمترین ورود مجدد به فرآیند صورتحساب منتقل شود.

آیا قبل از خرید می شود این موضوع را فهمید؟

بله. سه صورتحساب رایگان را برای سه فاکتور مشابه هدر ندهید. برای ارزیابی بهتر:

  • تست اول: یک فروش ساده به کارخانه ثابت
  • تست دوم:یک صورتحساب چندردیفی یا متفاوت
  • تست سوم:یک معامله ای که احتمالاً نیاز به اصلاح یا کنترل بیشتری دارد

به این ترتیب در همان تست اولیه متوجه می شوید سامانه با فرآیند واقعی مجموعه شما سازگار هست یا نه.

تصمیم نهایی را با این ماتریس بگیرید

نرم افزار مناسب لزوماً نرم افزاری نیست که بیشترین امکانات را دارد؛ نرم افزاری است که دوباره کاری اصلی مجموعه شما را حذف کند.

پیش از خرید، فرآیند ثبت، ارسال و پیگیری صورتحساب های خود را در حساب آنلاین آزمایش کنید.

3 صورتحساب واقعی فروش مواد معدنی را رایگان با حساب آنلاین ارسال کنید.