بهترین نرم افزار سامانه مؤدیان برای پزشکان و مطب ها چه ویژگی هایی دارد؟ راهنمای انتخاب + حساب آنلاین

تاریخ : 1405/07/13 بهترین نرم افزار سامانه مؤدیان برای پزشکان و مطب ها چه ویژگی هایی دارد؟ راهنمای انتخاب + حساب آنلاین

 

برای بسیاری از پزشکان، دندانپزشکان و مدیران مطب ها، مسئله اصلی این نیست که یک نرم افزار حسابداری بزرگ و پیچیده داشته باشند؛ مسئله این است که بتوانند صورتحساب الکترونیکی را ساده، سریع و با کمترین درگیری فنی به سامانه مؤدیان ارسال کنند و وضعیت آن را پیگیری کنند. به همین دلیل هنگام انتخاب نرم افزار سامانه مؤدیان برای مطب، بهتر است به جای تعداد منوها و امکانات غیرضروری، چند سؤال کاربردی مطرح شود:

• آیا با موبایل هم می توان از سامانه استفاده کرد؟
• آیا پس از ارسال صورتحساب، وضعیت آن قابل مشاهده است؟
• آیا امکان اصلاح و ابطال صورتحساب وجود دارد؟
• آیا خدمات و مشتریان را می توان برای استفاده های بعدی ذخیره کرد؟
• آیا حسابدار می تواند صورتحساب چند پزشک یا مطب را مدیریت کند؟
• آیا قبل از خرید می توان سامانه را در عمل آزمایش کرد؟

حساب آنلاین، محصول شرکت نرم افزاری جادوی فکر، با تمرکز بر ثبت، ارسال و مدیریت صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان طراحی شده و از طریق پنل تحت وب و اپلیکیشن موبایل قابل استفاده است.

نرم افزار مناسب سامانه مؤدیان برای پزشکان و مطب ها باید ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی، پیگیری وضعیت ارسال، اصلاح و ابطال صورتحساب، مدیریت مشتریان و خدمات و دسترسی آنلاین را ساده کند. برای حسابداران یا مجموعه هایی که امور مالیاتی چند پزشک و مطب را مدیریت می کنند، امکاناتی مانند مدیریت چند کسب وکار و ثبت گروهی صورتحساب نیز اهمیت بیشتری دارد.

 

پزشک واقعاً به چه نوع نرم افزاری نیاز دارد؟

پزشکی که هدف اصلی او انجام تکالیف مربوط به صورتحساب الکترونیکی است، لزوماً به یک سیستم مالی یا ERP بزرگ نیاز ندارد. در بسیاری از مطب ها نیاز اصلی شامل این موارد است:

• ثبت خدمت
• ثبت اطلاعات مراجعه کننده در موارد لازم
• ایجاد صورتحساب
• ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان
• مشاهده نتیجه ارسال
• اصلاح خطاهای احتمالی
• مدیریت سوابق صورتحساب ها

بنابراین معیار مناسب برای انتخاب نرم افزار این نیست که: «کدام نرم افزار امکانات بیشتری دارد؟» سؤال بهتر این است: «کدام سامانه، فرآیند واقعی مطب را با مراحل کمتر و پیچیدگی کمتر انجام می دهد؟»

 

1. نرم افزار باید تحت وب و همیشه در دسترس باشد

یکی از اولین معیارهای انتخاب نرم افزار سامانه مؤدیان، دسترسی آسان است. سامانه ای که کاملاً به یک کامپیوتر مشخص وابسته باشد، برای بسیاری از پزشکان و مطب های کوچک انتخاب مناسبی نیست. در حساب آنلاین، کاربر می تواند از طریق پنل تحت وب به حساب خود دسترسی داشته باشد. به این ترتیب پزشک، منشی یا مسئول مالی مطب برای انجام کارها به نصب نرم افزار روی یک سیستم خاص وابسته نیست. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که امور مالی مطب از محل دیگری یا توسط حسابدار خارج از مطب انجام شود.

 

2. اپلیکیشن موبایل برای پزشکان یک مزیت واقعی است

پزشکان معمولاً زمان زیادی را پشت سیستم حسابداری نمی گذرانند. گاهی فقط لازم است:

• وضعیت یک صورتحساب بررسی شود.
• یک فاکتور ثبت شود.
• اطلاعات مشتری کنترل شود.
• یا یک صورتحساب اصلاح یا ابطال شود.

وجود نسخه موبایل در چنین شرایطی می تواند استفاده از سامانه را بسیار ساده تر کند. حساب آنلاین دارای اپلیکیشن موبایل است و امکان انجام عملیات مرتبط با صورتحساب، مدیریت مشتری و خدمات را در اختیار کاربران قرار می دهد. در نتیجه، برای استفاده از سامانه الزاماً نیازی نیست پزشک همیشه به یک رایانه مشخص دسترسی داشته باشد.

 

3. فقط ارسال صورتحساب کافی نیست؛ نتیجه ارسال هم باید مشخص باشد

یکی از نکات مهم در انتخاب نرم افزار واسط سامانه مؤدیان این است که تمام فرآیند نباید به یک دکمه با عنوان «ارسال» ختم شود. سؤال مهم تر این است: بعد از ارسال صورتحساب چه اتفاقی افتاده است؟ کاربر باید بتواند متوجه شود:

• صورتحساب ارسال شده است یا خیر؟
• چه وضعیتی دارد؟
• آیا با خطا مواجه شده؟
• آیا نیاز به اصلاح دارد؟

حساب آنلاین امکان پیگیری و استعلام وضعیت صورتحساب های ارسال شده را در اختیار کاربر قرار می دهد. این ویژگی برای پزشک یا مسئول مالی مطب اهمیت زیادی دارد؛ زیرا ارسال یک صورتحساب بدون بررسی نتیجه آن می تواند باعث شود خطا برای مدت طولانی شناسایی نشود.

 

حساب آنلاین را با 3 صورتحساب رایگان امتحان کنید.

 

4. امکان اصلاح، ابطال و برگشت از فروش ضروری است

در فعالیت واقعی یک کسب وکار، همه صورتحساب ها همیشه در بار اول بدون اشتباه ثبت نمی شوند. ممکن است:

• مبلغ اشتباه وارد شده باشد.
• اطلاعات مشتری نیاز به اصلاح داشته باشد.
• معامله لغو شده باشد.
• یا صورتحساب قبلی نیاز به تغییر داشته باشد.

بنابراین نرم افزار مناسب باید فرآیندهای بعد از صدور صورتحساب را نیز پشتیبانی کند. در حساب آنلاین امکان انجام عملیات اصلاح صورتحساب، ابطال صورتحساب و برگشت از فروش در نظر گرفته شده است.

 

5. مدیریت مشتریان و خدمات باید ساده باشد

در یک مطب، بسیاری از اطلاعات در صورتحساب های مختلف تکرار می شوند. برای مثال یک پزشک ممکن است بارها خدمات مشخصی مانند:

• ویزیت
• مشاوره
• خدمات تشخیصی
• خدمات درمانی
• خدمات دندانپزشکی

را ارائه کند. اگر برای هر صورتحساب مجبور باشید همه اطلاعات را از ابتدا وارد کنید، هم زمان بیشتری مصرف می شود و هم احتمال خطا افزایش پیدا می کند. در حساب آنلاین امکان مدیریت مشتریان و کالاها و خدمات وجود دارد تا اطلاعات پرتکرار یک بار ثبت و در دفعات بعد استفاده شوند.

 

6. جست وجوی شناسه کالا و خدمت اهمیت دارد

شناسه کالا یا خدمت یکی از اطلاعات مهم صورتحساب الکترونیکی است. استفاده از شناسه اشتباه می تواند موجب بروز خطا در ارسال صورتحساب شود. حساب آنلاین امکان جست وجوی شناسه کالا و خدمت مالیاتی را نیز در اختیار کاربران قرار می دهد. این قابلیت می تواند به پزشک، مسئول مالی مطب یا حسابدار کمک کند تا اطلاعات موردنیاز صورتحساب با دقت بیشتری وارد شوند.

 

7. برای کلینیک ها و مراکز پرتراکنش، Excel اهمیت بیشتری پیدا می کند

یک پزشک مستقل ممکن است تعداد محدودی صورتحساب داشته باشد، اما شرایط یک کلینیک یا مرکز پزشکی متفاوت است. وقتی تعداد صورتحساب ها افزایش پیدا می کند، ثبت تک تک آن ها به صورت دستی می تواند وقت گیر باشد. در حساب آنلاین امکان ثبت گروهی صورتحساب ها از طریق فایل Excel وجود دارد. این ویژگی به خصوص برای موارد زیر کاربردی است:

• کلینیک ها
• مراکز پزشکی
• مجموعه های دارای تعداد بالای صورتحساب
• حسابدارانی که صورتحساب چند پزشک یا مجموعه را مدیریت می کنند

 

8. نرم افزار باید قبل از خرید قابل آزمایش باشد

دیدن لیست امکانات یک نرم افزار به تنهایی برای تصمیم گیری کافی نیست. بهتر است قبل از خرید، یک فرآیند واقعی انجام دهید: اطلاعات خود را ثبت کنید. یک خدمت تعریف کنید. صورتحساب ایجاد کنید. آن را ارسال کنید. نتیجه ارسال را بررسی کنید. در حساب آنلاین امکان ارسال 3 صورتحساب به صورت رایگان وجود دارد. به این ترتیب پزشک یا حسابدار می تواند پیش از تهیه بسته، سامانه را با شرایط واقعی کار خود آزمایش کند و بعد تصمیم بگیرد.

 

9. هزینه استفاده باید متناسب با حجم فعالیت مطب باشد

همه پزشکان تعداد صورتحساب یکسانی ندارند. یک پزشک مستقل ممکن است نیاز محدودی داشته باشد، اما یک کلینیک یا حسابدار چند مطب با حجم بسیار بیشتری از صورتحساب روبه رو باشد. به همین دلیل بهتر است نرم افزار انتخابی امکان استفاده متناسب با حجم واقعی فعالیت را فراهم کند. حساب آنلاین دارای بسته های مختلف متناسب با میزان استفاده و تعداد صورتحساب ها است؛ بنابراین کاربر می تواند متناسب با نیاز خود بسته مناسب را انتخاب کند و الزاماً هزینه امکاناتی را که به آن ها نیاز ندارد پرداخت نکند.

 

10. برای حسابداران پزشکان، مدیریت چند کسب وکار اهمیت زیادی دارد

بسیاری از پزشکان امور مربوط به سامانه مؤدیان را شخصاً انجام نمی دهند و این کار را به حسابدار یا مشاور مالیاتی می سپارند. ممکن است یک حسابدار هم زمان امور مالیاتی:

• چند پزشک
• چند دندانپزشک
• چند مطب
• یا چند مرکز درمانی

را مدیریت کند. در چنین شرایطی، استفاده از یک حساب مستقل و پراکنده برای هر مشتری می تواند مدیریت کار را دشوار کند. حساب آنلاین برای حسابداران و کارگزاران مالیاتی امکان مدیریت چند کسب وکار را فراهم کرده است تا کاربر بتواند صورتحساب مجموعه های مختلف را در یک ساختار منظم مدیریت کند.

 

11. همکاری در فروش حساب آنلاین چه مزیتی دارد؟

یکی از امکانات حساب آنلاین، همکاری در فروش یا Affiliate/Referral است. پزشکان، حسابداران، کارگزاران مالیاتی و سایر افرادی که سامانه را به دیگران معرفی می کنند، در صورت تحقق فروش می توانند از فروش انجام شده سهم دریافت کنند. برای مثال یک پزشک می تواند حساب آنلاین را به همکاران خود معرفی کند یا یک حسابدار آن را به سایر مشتریانش پیشنهاد دهد. در صورت انجام خرید از طریق معرفی او، امکان دریافت سهم از فروش وجود دارد. به این ترتیب، درآمد حاصل از همکاری در فروش می تواند بخشی از هزینه استفاده از حساب آنلاین را جبران کند. این موضوع به معنی تخفیف تضمینی اشتراک نیست؛ میزان درآمد به معرفی های موفق و فروش های انجام شده بستگی دارد.

 

12. وجود راهنمای خطاهای سامانه مؤدیان مهم است

در فرآیند ارسال صورتحساب ممکن است کاربر با خطاهای مختلفی روبه رو شود؛ برای مثال:

• شناسه کالا یا خدمت نامعتبر
• اطلاعات هویتی ناقص
• مشکل در شناسه یکتا
• تاریخ نامعتبر
• اطلاعات اشتباه خریدار
• خطاهای مربوط به ساختار صورتحساب

در سایت حساب آنلاین مجموعه ای از خطاهای رایج سامانه مؤدیان و راهنمای مربوط به آن ها در اختیار کاربران قرار گرفته است. وجود چنین راهنمایی کمک می کند کاربر بتواند برخی مشکلات ساده را سریع تر شناسایی و برطرف کند.

 

مقایسه نیاز یک مطب با امکانات حساب آنلاین

 

نیاز پزشک یا مطب

امکان موجود در حساب آنلاین

ثبت و ارسال صورتحساب

ثبت و ارسال آنلاین صورتحساب

دسترسی بدون وابستگی به یک رایانه

پنل وب و اپلیکیشن موبایل

مشاهده نتیجه ارسال

پیگیری وضعیت صورتحساب

اصلاح اطلاعات

صورتحساب اصلاحی

لغو صورتحساب

ابطال صورتحساب

برگشت معامله

برگشت از فروش

مدیریت خدمات پرتکرار

مدیریت کالا و خدمات

مدیریت اطلاعات مشتریان

مدیریت مشتری

تعداد زیاد صورتحساب

ثبت گروهی از Excel

یافتن شناسه

جست وجوی شناسه کالا و خدمت

حسابدار چند مطب

پنل حسابداران و کارگزاران

آزمایش قبل از خرید

3 صورتحساب رایگان

معرفی سامانه به دیگران

همکاری در فروش / Affiliate

 

 

این جدول به این معنا نیست که هر پزشک به همه این امکانات نیاز دارد. هدف این است که نیاز واقعی مطب با امکانات نرم افزار تطبیق داده شود.

 

حساب آنلاین برای چه کسانی می تواند مناسب باشد؟

پزشک مستقل

اگر تعداد صورتحساب ها محدود است و پزشک به دنبال یک روش ساده برای ثبت، ارسال و پیگیری آن هاست، دسترسی تحت وب و موبایل می تواند کاربردی باشد.

دندانپزشک یا مطب دارای چند نوع خدمت

امکان تعریف خدمات مختلف و مدیریت مشتریان باعث می شود اطلاعات پرتکرار سریع تر در صورتحساب ها استفاده شوند.

کلینیک یا مرکز پزشکی

در مجموعه هایی که حجم صورتحساب ها بیشتر است، قابلیت ثبت گروهی با Excel می تواند اهمیت بیشتری داشته باشد.

حسابدار چند پزشک یا مرکز درمانی

برای این گروه، امکان مدیریت چند کسب وکار از طریق ساختار کارگزاری حساب آنلاین یکی از قابلیت های مهم است.

پزشک یا حسابداری که شبکه حرفه ای گسترده ای دارد

مدل همکاری در فروش می تواند برای افرادی که با تعداد زیادی پزشک و کسب وکار در ارتباط هستند جذاب باشد؛ زیرا معرفی موفق سامانه می تواند به دریافت سهم از فروش منجر شود.

 

قبل از انتخاب نرم افزار سامانه مؤدیان این 8 سؤال را بپرسید

پیش از انتخاب هر نرم افزار واسط، پاسخ این سؤال ها را بررسی کنید:

آیا از موبایل هم می توانم از سامانه استفاده کنم؟

آیا بعد از ارسال، وضعیت صورتحساب قابل مشاهده است؟

اگر اشتباه کردم امکان اصلاح یا ابطال دارم؟

آیا می توانم مشتریان و خدمات پرتکرار را ذخیره کنم؟

اگر تعداد فاکتورها زیاد شد امکان ورود گروهی وجود دارد؟

اگر حسابدار چند مطب را مدیریت کند، پنل مناسبی دارد؟

قبل از خرید امکان آزمایش واقعی سامانه وجود دارد؟

هزینه استفاده با تعداد صورتحساب های من تناسب دارد؟

اگر پاسخ این سؤال ها روشن باشد، انتخاب نرم افزار سامانه مؤدیان بسیار ساده تر خواهد شد.

 

آیا پزشک باید شخصاً حساب آنلاین را مدیریت کند؟

خیر. بسته به ساختار هر مطب، سه حالت مختلف می تواند وجود داشته باشد: پزشک شخصاً صورتحساب ها را مدیریت کند. یا: منشی یا مسئول مالی مطب این کار را انجام دهد. و یا: حسابدار یا کارگزار مالیاتی مدیریت صورتحساب ها را بر عهده بگیرد.

حساب آنلاین برای صاحبان کسب وکار و همچنین حسابداران و کارگزاران قابل استفاده است؛ بنابراین می توان شیوه استفاده را متناسب با ساختار واقعی مطب انتخاب کرد.

 

حساب آنلاین چه تفاوتی با یک نرم افزار حسابداری کامل دارد؟

حساب آنلاین قرار نیست الزاماً جایگزین تمام سیستم مالی یک مجموعه شود. تمرکز اصلی آن بر ارسال و مدیریت صورتحساب الکترونیکی در ارتباط با سامانه مؤدیان است. بنابراین برای پزشکی که فقط به یک ابزار کاربردی برای انجام این فرآیند نیاز دارد، ممکن است استفاده از یک سامانه تخصصی و آنلاین ساده تر از تهیه یک نرم افزار حسابداری بزرگ باشد.

 

 

اگر هنوز درباره اصل تکلیف پزشکان و کارتخوان سؤال دارید، مقاله: «مالیات پزشکان در سال 1405؛ تکلیف کارتخوان، سامانه مؤدیان و صورتحساب الکترونیکی چیست؟» را مطالعه کنید.

اگر می خواهید نحوه انجام کار را به صورت مرحله به مرحله بدانید، مقاله: «سامانه مؤدیان پزشکان و دندانپزشکان؛ آموزش ارسال صورتحساب الکترونیکی مطب در 1405» برای همین منظور تهیه شده است.

 

جمع بندی

برای یک پزشک، بهترین نرم افزار لزوماً نرم افزاری با بیشترین تعداد ماژول و منو نیست. سامانه مناسب باید بتواند مسئله اصلی را حل کند: ثبت، ارسال، کنترل و پیگیری صورتحساب الکترونیکی با کمترین پیچیدگی ممکن.

حساب آنلاین شرکت نرم افزاری جادوی فکر با امکاناتی مانند:

• دسترسی تحت وب
• اپلیکیشن موبایل
• ثبت و ارسال صورتحساب
• مدیریت مشتری و خدمت
• ورود گروهی از Excel
• پیگیری وضعیت صورتحساب
• اصلاح و ابطال
• برگشت از فروش
• پنل مخصوص حسابداران و کارگزاران
• همکاری در فروش
• و امکان ارسال 3 صورتحساب رایگان

برای پاسخ به این نیاز طراحی شده است. پزشک یا حسابدار می تواند ابتدا 3 صورتحساب را بدون هزینه ارسال کند و پس از تجربه واقعی سامانه، درباره ادامه استفاده و انتخاب بسته مناسب تصمیم بگیرد.

3 صورتحساب اول مطب خود را رایگان با حساب آنلاین ارسال کنید.

 

پرسش های متداول

1- بهترین نرم افزار سامانه مؤدیان برای پزشکان کدام است؟

یک پاسخ واحد برای همه پزشکان وجود ندارد. نرم افزار مناسب باید با تعداد صورتحساب، روش کار مطب، نیاز به موبایل، نقش حسابدار و حجم عملیات متناسب باشد. حساب آنلاین یکی از گزینه هایی است که به صورت تخصصی برای ثبت و ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان طراحی شده و امکانات وب، موبایل، پیگیری وضعیت، Excel و پنل کارگزاری را ارائه می دهد.

2- آیا برای استفاده از حساب آنلاین باید نرم افزار روی کامپیوتر نصب شود؟

خیر. حساب آنلاین از طریق پنل تحت وب و اپلیکیشن موبایل قابل استفاده است.

3- آیا حسابدار می تواند صورتحساب چند پزشک را مدیریت کند؟

بله. حساب آنلاین برای حسابداران و کارگزاران امکان مدیریت چند کسب وکار را فراهم کرده است.

4- آیا قبل از خرید می توان حساب آنلاین را امتحان کرد؟

بله. کاربران می توانند 3 صورتحساب را به صورت رایگان ارسال کنند و قبل از خرید بسته، فرآیند کار سامانه را آزمایش کنند.

5- آیا پزشکان می توانند از همکاری در فروش حساب آنلاین استفاده کنند؟

بله. پزشکان، حسابداران و سایر کاربران می توانند سامانه را به دیگران معرفی کنند و در صورت تحقق فروش، براساس سازوکار همکاری در فروش از فروش انجام شده سهم دریافت کنند.