شرکت های تولیدی و صنعتی که از قبل نرم افزار مالی دارند، لزوماً به جایگزینی سیستم حسابداری خود نیاز ندارند. آن ها می توانند از یک ابزار مکمل سامانه مؤدیان برای ورود گروهی اطلاعات از Excel، مدیریت مشتریان و کالاها، ارسال صورتحساب الکترونیکی و پیگیری وضعیت آن ها استفاده کنند. انتخاب ابزار باید براساس حجم صورتحساب و فرآیند مالی شرکت انجام شود.
بسیاری از واحدهای صنعتی و تولیدی همین حالا نرم افزار دارند: فروش ثبت می شود، انبار کار می کند، حسابداری وجود دارد و اطلاعات مشتریان هم در سیستم موجود است. پس چرا باید همه این داده ها برای سامانه مودیان دوباره وارد شوند؟
معیار انتخاب ابزار را عوض کنیم
به جای شمارش امکانات نرم افزار، سه سؤال مطرح کنید:
سؤال | اگر پاسخ «بله» باشد |
|---|---|
اطلاعات فروش از قبل دیجیتال است؟ | ورود مجدد دستی نباید روش اصلی باشد |
تعداد فاکتورها زیاد است؟ | ورود گروهی اهمیت پیدا می کند |
سیستم فعلی باید حفظ شود؟ | ابزار سامانه مودیان باید نقش مکمل داشته باشد |
این سه سؤال نقطه شروع بهتری برای یک شرکت صنعتی اند.
مدل A؛ شرکت کوچک با صورتحساب محدود
یک شرکت خدماتی یا کارگاه ممکن است ماهانه فقط چند صورتحساب داشته باشد. در چنین حالتی ممکن است:
ثبت مستقیم مشتری ← انتخاب خدمت/کالا ← ایجاد صورتحساب ← ارسال ، ساده ترین روش باشد. ایجاد فرآیند پیچیده Excel یا اتصال چند سامانه برای پنج صورتحساب در ماه لزوماً مزیتی ایجاد نمی کند.
مدل B؛ کارخانه با صدها صورتحساب
شرایط کاملاً عوض می شود اگر کارخانه ماهانه 600 صورتحساب داشته باشد. فرض کنیم اطلاعات هر صورتحساب برای ورود دستی فقط دو دقیقه زمان بخواهد. یعنی: 1200 دقیقه، معادل 20 ساعت کار. صرفاً برای دوباره وارد کردن اطلاعاتی که احتمالاً یک بار در سیستم فروش ثبت شده اند. در این مقیاس، سؤال خرید نرم افزار باید این باشد: چقدر از ورود مجدد اطلاعات حذف می شود؟
مدل C؛ شرکت خدماتی با صورت وضعیت
یک شرکت خدماتی ممکن است تعداد فاکتور کمی داشته باشد، اما هر صورتحساب مبلغ بالا و اطلاعات قراردادی مهمی داشته باشد. برای این مجموعه، سرعت ورود 1000 فاکتور مسئله اصلی نیست. مسئله مهم تر: ارتباط قرارداد، تأیید خدمت، مبلغ و مشتری است. بنابراین یک نرم افزار مناسب باید برای مدل کسب وکار انتخاب شود، نه فقط براساس تعداد صورتحساب.
برای آشنایی بیشتر با فرآیند ارسال صورتحساب الکترونیکی از مرحله سفارش تا ثبت نهایی، راهنمای سامانه مؤدیان برای واحدهای تولیدی، صنعتی، معدنی و خدماتی را مطالعه کنید.
Excel چه زمانی واقعاً مفید است؟
وقتی اطلاعات فروش قبلاً وجود دارد. برای مثال اطلاعات از: ERP، نرم افزار حسابداری، سیستم فروش یا فایل داخلی شرکت، استخراج می شود. در چنین شرایطی: خروجی سیستم فعلی ← آماده سازی Excel ← ورود گروهی ← ارسال، می تواند بسیار مناسب تر از تایپ مجدد باشد. حساب آنلاین امکان ورود گروهی از Excel را دارد و این قابلیت برای واحدهای پرتراکنش اهمیت بیشتری پیدا می کند.
مشتری حقوقی را چند بار باید تعریف کنیم؟
فقط یک بار؛ البته اگر اطلاعات او تغییر نکرده باشد.یک کارخانه ممکن است هر ماه به 40 شرکت ثابت فروش داشته باشد. ورود مکرر نام، اطلاعات اقتصادی و مشخصات همان مشتریان نه مزیت است و نه کنترل. بهتر است مشتریان پرتکرار در بانک مشتری تعریف و پس از کنترل اولیه، در صورتحساب های بعدی انتخاب شوند.
بانک کالا و خدمت چه مشکلی را حل می کند؟
برای یک واحد تولیدی، عبارت هایی مثل:
«محصول شماره یک»
«محصول جدید»
«قطعه اصلی»
تعریف مناسبی برای اطلاعات ساختاریافته نیستند. اگر سیستم فروش چند صد کد کالا دارد، بهتر است بانک کالا و شناسه های مالیاتی با یک قاعده مشخص مدیریت شود. در شرکت خدماتی نیز همین اصل برقرار است، اما به جای کالا ممکن است عناوینی مثل: خدمات نگهداری، سرویس دوره ای، خدمات پشتیبانی یا اجرای پروژه، تعریف شوند.
آیا حساب آنلاین باید جای حسابداری شرکت را بگیرد؟
خیر. این دقیقاً یکی از نکاتی است که باید قبل از خرید روشن باشد. اگر سیستم مالی فعلی:
▪ فروش را ثبت می کند،
▪ اسناد حسابداری را صادر می کند،
▪ انبار را مدیریت می کند،
▪ مطالبات را نگه می دارد،
دلیل ندارد صرفاً به خاطر سامانه مودیان همه چیز کنار گذاشته شود. می توان حساب آنلاین را به عنوان لایه ارسال و مدیریت صورتحساب الکترونیکی استفاده کرد.
بعد از ارسال چه اتفاقی می افتد؟
در حجم بالا، فقط ارسال سریع کافی نیست. فرض کنیم شرکت در یک روز 160 صورتحساب ارسال می کند. اگر 154 مورد بدون مشکل باشند، نیروی مالی باید روی همان 6 مورد مسئله دار تمرکز کند. بنابراین ارزش سیستم در مرحله بعد از ارسال هم مشخص می شود: پیگیری وضعیت ← شناسایی موارد مشکل دار ← اصلاح یا اقدام مناسب، حساب آنلاین علاوه بر ارسال، امکان مشاهده وضعیت و عملیات اصلاح، ابطال و برگشت از فروش را نیز فراهم می کند.
جای واحد آلاینده در این تصمیم چیست؟
اگر یک کارخانه یا مجموعه صنعتی علاوه بر فعالیت اصلی، رسماً در وضعیت واحد آلاینده قرار گرفته باشد، نرم افزار فروش هنوز همان وظیفه اصلی را دارد؛ اما کنترل مدیریتی فروش حساس تر می شود، زیرا ماده 27 عوارض سبز را به مأخذ فروش مرتبط کرده است. یعنی «آلاینده بودن» دلیل انتخاب یک نرم افزار کاملاً متفاوت نیست؛ بلکه دلیل دیگری برای صحت، کامل بودن و قابلیت تطبیق داده فروش است.
آزمون قبل از خرید
فرض کنید شرکت شما این وضعیت را دارد:
شاخص | مقدار نمونه |
|---|---|
مشتری فعال | 70 |
کالا/خدمت | 350 |
فاکتور ماهانه | 480 |
سیستم فعلی | نرم افزار مالی |
ورود مجدد دستی | بله |
اگر نرم افزار جدید هنوز از کاربر بخواهد 480 فاکتور را دوباره تایپ کند، مسئله اصلی شرکت حل نشده است. بهتر است در 3 صورتحساب رایگان حساب آنلاین سه سناریوی متفاوت را امتحان کنید: یک مشتری حقوقی پرتکرار، یک فاکتور چندردیفی و یک صورتحساب نیازمند پیگیری یا اصلاح.
جمع بندی
برای یک شرکت تولیدی یا صنعتی، «بهترین نرم افزار سامانه مودیان» الزاماً نرم افزاری با بیشترین منو نیست. ابزار مناسب باید مشخص کند: اطلاعات فعلی شرکت چگونه با کمترین دوباره کاری به صورتحساب الکترونیکی تبدیل می شوند. اگر شرکت سیستم مالی خودش را دارد، حساب آنلاین می تواند مکمل آن باشد، نه جایگزین آن. با سه صورتحساب واقعی، حساب کنید استفاده از حساب آنلاین چقدر از ورود مجدد اطلاعات شرکت شما کم می کند.
